KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlusu olan YÖRÜNGE ELEKTRONİK TİCARET BİLGİ VE İLETİŞİM SİSTEMLERİ LİMİTED ŞTİ. (“Şirket”) tarafından, bu Politika’nın dayanağı mevzuata uygun bir biçimde yürütülen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

Bu Politika, Şirket’in hizmetlerini sunduğu sırada ilgili olduğu kullanıcılarını, ziyaretçilerini, yorumcularını başta olmak üzere, Şirket çalışanlarını, çalışan adaylarını, yöneticilerini, ilgili kullanıcılarını, Şirket’in işbirliği içerisinde olduğu üçüncü kişileri ve onların çalışanlarını, yöneticilerini ve diğer üçüncü kişileri; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Şirket tarafından kişisel verilerinin işlenmesi halinde kapsamaktadır.

Yukarda belirtilen kişisel veri sahiplerine, bu Politika’nın tamamı uygulanabileceği gibi, sadece birtakım hükümleri de uygulanabilecektir.

Dayanak

Bu Politika 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 30286 sayılı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ve 30224 sayılı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik dayanılarak hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve imhası konusunda bu Politika ile yürürlükte bulunan mevzuat arasında farklılık bulunması halinde Mevzuat hükümleri öncelikle uygulanacaktır.

Tanımlar

Bu Politika’nın uygulanmasında;

1. Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

2. Envanter: Şirket tarafından Mevzuat gereği hazırlanmış olan Kişisel Veri Envanterini,

3. İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,

4. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

5. İnternet Sitesi: Şirket’e ait http://www.dolushop.com internet sitesi

6. Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

7. Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

8. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

1. Kişisel veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

10. Kişisel veri işleme envanteri: Şirket’in iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdığı envanteri,

11. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

50. Kişisel verinin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

1000. Kişisel verinin silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

14. Kişisel verilerin yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

15. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

16. Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

17. Loglama: Tüm kritik ağlar ve cihazları kapsayan bilişim sistemlerinin ürettiği olay kayıtlarının, diğer bir deyişle logların, belirlenen kurallara göre analiz edilmesi, kapsamlı bir şekilde toplanması, birleştirilmesi, orijinal haliyle saklanması, metin olarak analizi ve sunumu gibi adımlardan oluşan, olası saldırın göstergelerini ve delillerini elde etmeye olanak sağlayan, saldırının hangi kanallardan ne zaman gerçekleştirildiği, hangi protokollerin kullanıldığı ve atağın nereden başladığı gibi önemli bilgileri elde etmeye yardımcı olan kayıt izleme biçimini,

18. Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,

19. Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

20. Politika: Kanun uyarınca veri sorumlusu olduğu kabul edilen Şirket’in, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptığı bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasını,

21. Secure Sockets Layer (SSL): Türkçe anlamı "Güvenli Giriş Katmanı" olan, internet sitesi ile kullanıcısı arasında güvenli bir bağlantının kurulmasını hedefleyen, kişisel verilerin üçüncü kişilerin eline geçmesini önleyici güvenlik protokolünü,

5. Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,

23. Şirket: Ticari unvanı YÖRÜNGE ELEKTRONİK TİCARET BİLGİ VE İLETİŞİM SİSTEMLERİ LİMİTED ŞTİ. olan şirketi,

10. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi,

25. Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

26. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

Bu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanundaki tanımlar geçerlidir.

Kişisel Veri Kayıt Ortamları

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda, başta KVKK hükümleri olmak üzere, ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

1. Teknik kayıt ortamları:

1. Şirket adına kayıtlı bilgisayarlar ve sunucular,

2. Ağ cihazları,

3. Ağ üzerinden veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri,

4. Bulut sistemleri,

5. Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,

6. Flaş bellekler,

7. Optik diskler

8. Yazıcılar,

2. Teknik olmayan veri kayıt ortamları:

1. Kâğıt,

2. Birim Dolapları,

3. ARŞİV

Kişisel Verilerin Saklanması Ve İmhasında Genel İlkeler

Şirket, Sicile kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusudur ve bünyesinde tutmakta olduğu kişisel verileri, Envantere uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde silmek, yok etmek ya da anonim hale getirmek için bu Politika’ya uygun hareket etmek ile yükümlü olduğunu kabul, beyan ve taahhüt eder.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

1. Şirket, Kanun’un 4’üncü maddesinde yer alan genel ilkelere uyulacağını,

2. Şirket, bu Politika’yı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin mevzuata uygun olarak silindiği, yok edildiği veya anonim hale getirildiği anlamına gelmeyeceğini,

3. Şirket, kişisel verileri saklarken, silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken, Kanun’un 12’inci maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, ilgili Mevzuat’ta yer alan hükümlere, Kurul kararlarına ve Politika’ya uygun hareket edeceğini,

4. Şirket, bünyesinde bulundurduğu kişisel verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi sırasında bu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını,

5. Şirket, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alacağını ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklayacağını,

kabul, beyan ve taahhüt eder.

Kişisel Verilerin Saklanmasını Ve İmhasını Gerektiren Hukuki, Teknik Ve Diğer Sebepler

Şirket tarafından veri sahiplerine ait kişisel veriler;

1. İhtiyaçlarınız doğrultusunda talep ettiğiniz ürün ve hizmetlerimizi sunulması,

2. Ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, faydalandığınız hizmetlerimize ilişkin kayıtlarınızın tutulması,

3. Şirketimiz bünyesinde yapılan toplantı, organizasyon, kampanya, çekiliş ve duyuruların gerçekleştirilebilmesi,

4. Şirket olarak hizmetlerimizin sunulması yoluyla ticari faaliyetlerimizin gerçekleştirilmesi, bunun için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi,

5. Yürürlükteki mevzuat uyarınca fatura düzenlenmesi,

6. İlgili mevzuat uyarınca ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma,

7. İlgili mevzuat gereği saklanması gereken verilerinize ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi,

8. İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,

9. Mal, hizmet, üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,

10. Müşteri ilişkileri yönetim süreçlerinin yönetilmesi,

11. Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,

12. Pazarlama ve analiz çalışmalarının yürütülmesi,

13. Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,

14. Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi amaçları ile işlenebilir.

Hukuki, teknik ve diğer sebepleri için; ancak bunlarla sınırlı olmamakla birlikte benzer amaç ve sebeplerle saklanmaktadır.

Şirket tarafından veri sahiplerine ait kişisel veriler;

1. Kanun’un 4’üncü maddesinde yer alan genel ilkeler,

2. Veri sahibi ilgili kişinin talebi,

3. Yasal yükümlülüklerin sona ermesi,

Hukuki, teknik ve diğer sebepleri için; ancak bunlarla sınırlı olmamakla birlikte benzer amaç ve sebeplerle imha edilmektedir.

Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması İle Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi Ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınmış Teknik Ve İdari Tedbirler

Veri sahibi ilgili kişilere ait kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için Şirket tarafından alınmış teknik tedbirler;

1. Kişisel verilerin saklama alanlarına ilişkin teknolojik açıdan gerekli en güncel güvenlik ve virüs koruma sistemlerinin kullanılması, gizlilik ve bilgi güvenliği tedbirlerinin alınması,

2. Ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması,

3. Siber saldırı tespit ve önleme sistemlerinin kullanılması,

4. Log kayıtlarının kullanıcı müdahalesi olmaksızın tutulması,

5. Gerekli hallerde veri maskeleme tedbirlerinin alınması,

6. Veri kaybının önlenmesi adına gerekli yazılımların kullanılması,

7. İnternet Sitesi’nde her türlü veri hırsızlığı ve sahteciliğin önlenmesi amacıyla Secure Sockets Layer (SSL) adlı güvenlik protokolünün kullanması,

8. Hukuka ve ilgili Mevzuat’a uygun bir biçimde yedekleme programlarının kullanılması,

1. Kişisel verilerin bulunduğu veri kayıt ortamlarına tüm erişimlerin loglama yöntemiyle uygunsuz erişimlere veya erişim denemelerine karşı izlenmesi,

10. Mevcut ve olası tehditlerin tespit edilmesi,

11. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testlerinin uygulanarak sistem zafiyetlerinin kontrolü,

50. Erişim kayıtlarının düzenli olarak tutulması

olarak belirlenmiştir.

Veri sahibi ilgili kişilere ait kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için Şirket tarafından alınmış idari tedbirler;

50. Kişisel verilerin aktarıldığı veri sorumlusu ve/veya veri işleyen üçüncü kişilerden kişisel verilerin saklanmasında belirli standartların yerine getirilmesine ilişkin taahhütlerin talep edilmesi, çerçeve sözleşmelerin imzalanması ve/veya mevcut sözleşmelere yeni hükümler ilave edilmesi,

51. Kişisel veri içeren alanların güvenliğinin sağlanması,

olarak belirlenmiştir.

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İmha Edilmesi İçin Alınmış Teknik Ve İdari Tedbirler

Veri sahibi ilgili kişilere ait kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Şirket tarafından alınmış teknik tedbirler,

50. Kişisel verilerin imhasına ilişkin teknolojik açıdan gerekli en güncel sistemlerinin kullanılması, gizlilik ve bilgi güvenliği tedbirlerinin alınması,

51. İlgili Kullanıcılar’ın kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması, ortadan kaldırılması ve silinmiş verileri geri getirme yetkisinin kaldırılması,

52. Bulut sistemler ile merkezi sunucuda yer alan kişisel verilerin silme komutu verilerek geri döndürülemeyecek şekilde silinmesi,

53. Bu sayılanların haricinde teknik olan kayıt ortamlarından uygun olanlar için yok etme (fiziksel de-manyetize etme, üzerine yazma) ya da anonimleştirme yöntemlerinden kişisel verinin niteliğine göre uygun olanın tercih edilmesi,

54. Teknik olmayan kayıt ortamlarında bulunan kişisel verilerin imhası için silme (karartma vs.), yok etme (fiziksel yok etme) yöntemlerinin uygulanması,

olarak belirlenmiştir.

Veri sahibi ilgili kişilere ait kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Şirket tarafından alınmış idari tedbirler,

50. Kişisel verilerin imhası hakkında gerekli uygulama çalışmasının düzenli olarak yapılması ve eğitimlerin verilmesi,

51. Şirket’e ait işyeri dahilinde özellikle teknik olmayan veri kayıt ortamlarının fiziksel imhasına ilişkin gerekli ekipmanın bulundurulması,

olarak belirlenmiştir.

Kişisel Verilerin Saklanma Ve İmha Süreçlerinde Görevli Birimler Ve Bilgileri

Şirket’in kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alan görevli birimlerinde çalışan personelin unvanlarını ve görev tanımlarını gösteren liste EK-1’de yer almaktadır.

Saklama Ve İmha Süreleri

Veri sahibi ilgili kişilere ait kişisel verilerin kategorilerine göre saklama ve imha sürelerini gösteren tablo EK-2’de yer almaktadır.

Periyodik İmha Süreleri

Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin kategorilerine göre bu Politika’nın ekinde bulunan saklama ve imha sürelerini gösteren tabloda belirtilen süreler haricinde periyodik imha süreleri 6 (altı) aydır.

Kişisel Verileri İlgili Kişinin Talep Etmesi Durumunda Silme Ve Yok Etme Süreleri

İlgili kişi, Kanun’un 13’üncü maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

50. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Şirket talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirket, ilgili kişinin talebini en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

51. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Şirket bu durumu üçüncü kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

52. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirket tarafından Kanun’un 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Yürürlük

Şirket tarafından hazırlanan bu Politika İnternet Sitesi’nde yayınlandığı tarih itibariyle yürürlüğe girmiştir.

KVKK ve ilgili diğer Mevzuat hükümleri ile bu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer Mevzuat hükümleri uygulanacaktır.